Experiência melhorada de partilha de ficheiros Google Drive com utilizadores externos

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Nem todas as empresas que colaboram têm contas Google, mas isso não significa que não seja possível partilhar documentos Google com elas de forma rápida, fácil e, claro, segura.

É crucial que as ferramentas Google estejam preparadas para que a experiência de partilha de informação seja cada vez mais fluída. Conheça as alterações feitas nesse sentido.

A experiência de partilha actual…

Se a sua empresa permite aos utilizadores partilharem ficheiros fora do seu domínio e enviar convites de partilha para contas não-Google, um utilizador pode partilhar ficheiros armazenados na Google Drive com qualquer utilizador sem conta Google.

Se permite que utilizadores externos visualizem ficheiros do seu domínio, os utilizadores não-Google poderão ver o ficheiro durante 14 dias.

Se for requerido um login para utilizadores externos, os utilizadores que não têm conta Google serão encaminhados para criar uma conta Google com um prazo de 14 dias para conseguirem ver o ficheiro.

Alguns utilizadores não têm, no entanto, permissão para criar contas ou não conseguem criá-las a tempo, o que quer dizer que a informação partilhada pode não chegar ao remetente pretendido.

Claro que, se permitir aos utilizadores que publiquem ficheiros na web, o utilizador tem outra a opção de simplesmente partilhar o link público. Infelizmente, muitos utilizadores não tiram o proveito desta opção porque não é claramente apresentada como parte de partilha do fluxo.

… e a experiência de partilha do futuro

Para tornar o processo mais fácil e eficiente para os utilizadores G Suite e os que não utilizam Google, será adicionada uma nova opção de partilha para que os utilizadores permitam que qualquer pessoa com o link veja o ficheiro.

Esta opção apenas aparecerá quando TODOS os pontos seguintes das suas definições de partilha forem verdadeiros:

  1. Permitir que utilizadores partilhem ficheiros fora do domínio;
  2. Permitir que utilizadores enviem convites de partilha para contas não Google;
  3. Permitir que utilizadores publiquem ficheiros na web;
  4. Não seleccionar “Destinatários apenas” nas definições de Verificação de acesso.

Se um utilizador seleccionar a opção “enviar link”, o link partilhado será activado para o arquivo e qualquer pessoa com o link poderá vê-lo. Isto permite que terceiros tenham acesso a conteúdo importante sem prazo e sem criar uma conta Google.

AnaSantos_NC_EmailAna Santos
Customer Success Manager

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