10 Coisas sobre o Gmail que lhe vão facilitar a vida

Talvez não se tenha ainda apercebido do tempo que gasta, diariamente, a ler emails e a gerir a sua caixa de correio electrónico, não só durante o horário laboral, mas também durante as horas de lazer.

Um estudo realizado o ano passado nos EUA afirma que se gasta cerca de 6 horas diárias a ler, redigir e apagar emails (equilibradamente divididas entre emails pessoais e profissionais).

A culpa pode ser do volume de emails recebidos, em média, por dia (cerca de 121), mas também da geração millennial e da sua adição à mobilidade e flexibilidade dos dispositivos móveis, que lhe permitem estar ligada 24/7.

Um estudo elaborado pela McKinsey em 2012 afirmava que gastamos cerca de um quarto do nosso horário de expediente com o nosso email – acreditamos que pouco tenha mudado, quatro anos depois. O email continua a ser um meio de comunicação insubstituível que consome tempo e energia.

Por esse motivo, deixamos-lhe algumas dicas muito úteis para facilitar a gestão diária da sua conta Gmail.

1. Arrume a sua Caixa de Entrada

Defina como priorizar as mensagens que recebe e crie separadores para facilitar a leitura dos emails que recebe. O Gmail permite-lhe categorizar emails por ordem de importância e separá-los de emails de publicidade ou actualizações de redes sociais. Pode gerir as suas opções nas Definições ou em Configurar a caixa de entrada.

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2. Tenha várias contas Gmail abertas ao mesmo tempo

Se tem mais do que uma conta Gmail criada e necessita de verificar as Caixas de Entrada de cada uma, não necessita de terminar a sessão de uma para conseguir iniciar sessão noutra.

O Gmail permite-lhe ter as contas Gmail que quiser abertas em vários separadores em simultâneo. No ícone de início e fim de sessão, no canto superior direito, pode seleccionar a opção Adicionar conta.


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Porque verificar várias contas de email consome tempo, sugerimos a opção de juntar todas as contas numa só Caixa de Entrada. Descubra como ter acesso a todas as suas contas de email no Gmail.

3. Programe os seus emails

Com a extensão Boomerang instalada (gratuitamente) pode agendar o envio das suas mensagens para quando quiser, enviar lembretes caso não obtenha respostas do outro lado em determinado período de tempo e, ainda, ter um assistente que o ajuda a redigir emails com sucesso. Este assistente virtual permite-lhe prever se o seu email terá resposta de acordo com o conteúdo.

4. Cancele o envio de um email

Pode escolher ter até 30 segundos para anular o envio de uma mensagem de email. É muito útil caso se tenha esquecido de um anexo, ou detectado uma gralha embaraçosa. Defina os segundos para anular os seus envios em Definições > Geral.

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Se enviar o email por engano, basta clicar rapidamente em Anular na mensagem de confirmação que surge no topo da Caixa de Entrada.

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5. Adicione imagens ao seu corpo de email

Quer colocar uma imagem no corpo da mensagem que está redigir e não enviá-la como anexo? É possível fazê-lo de forma muito simples. Arraste a imagem para o corpo da mensagem. Apenas isso. Poderá depois escolher o tamanho certo ou ajustar ao texto.

6. Tenha respostas preparadas para poupar tempo

Se tem pouco tempo para responder às dezenas de emails que recebe diariamente, adopte esta opção do seu Gmail. Pode redigir mensagens padrão, como “Muito obrigada pelo seu contacto”, e guardar como modelos para utilizar nas suas respostas a emails. Desta forma consegue dar vazão a (quase) todos os seus emails sem perder tempo a redigir respostas.

Para activar a criação de modelos de resposta, vá a Definições > Labs > Modelos de resposta. Escolha “Activar” e guarde as alterações.

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Quando redigir o seu próximo email, no menu do ícone do canto inferior direito da janela de redacção passará a ter como opção “Modelos de resposta”. Pode criar novos modelos ou rapidamente utilizar os modelos que gravar.

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7. Livre-se das subscrições indesejadas

Muitos dos emails que recebe são de contactos que realizou, empresas que forneceram o seu contacto para publicidade, newsletters que subscreveu, mas que já não faz sentido continuar a receber, catálogos de uma loja onde efectuou uma compra, mas que ofereceu um péssimo serviço… Tem a caixa de email cheia, mas muitas vezes limita-se a apagar os emails em vez de os abrir e cancelar a subscrição.

Existe uma aplicação online que lhe permite verificar a sua lista de subscrições e, rapidamente, cancelar aquelas das quais se quer livrar – Unroll.me. É gratuito e muito fácil de utilizar.

8. Feche a sua conta Gmail remotamente

Se se esqueceu da conta de Gmail aberta no seu computador de trabalho, não entre em pânico. Facilmente pode aceder ao seu Gmail a partir de outro dispositivo e encerrar a sua sessão remotamente. Clique em Detalhes no canto inferior direito da sua Caixa de Entrada.

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No quadro, clique em Terminar sessão em todas as outras sessões.

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9. Gmail Offline

Se não perde uma oportunidade para adiantar trabalho, saiba que pode utilizar o Gmail enquanto está offline, sem acesso ao WiFi ou em modo de voo. Para poder ler, redigir e pesquisar emails no Gmail basta instalar o aplicativo Gmail Offline no seu dispositivo. Desta forma pode escrever os emails e deixá-los prontos a enviar mal recupere o acesso à Internet. Tenha apenas em atenção que instale o conteúdo fica guardado no disco do computador, pelo que não é aconselhável instalar o aplicativo em computadores públicos ou partilhados.

Para optimizar o seu tempo enquanto está offline, pode aceder a todos os seus ficheiros do Drive. Saiba como.

10. Dê descanso à sua conta de email

Pode sempre escolher desligar os seus dispositivos ou a ligação à Internet para parar de receber emails, mas se necessita de estar ligado e concentrado nas suas tarefas, pode, através da extensão do Chrome Inbox Pause fazer precisamente uma pausa na recepção de emails.

Pode personalizar uma mensagem para enviar a quem o contacta, e usufruir, durante o tempo que desejar, de descanso da sua conta. Quem tiver urgência poderá contactá-lo de outra forma – assim, uma das vantagens deste pequeno interregno é ter conseguir priorizar o que é mais importante e não perder tempo a ler e a dar resposta a assuntos menos urgentes.

AnaSantos_NC_EmailAna Santos
Customer Success Manager

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