A audioconferência é coisa do passado?

Por Carlos Tavares, Managing Partner da NEEACONSULTING
(traduzido e adaptado do inglês)

Há muita gente que afirma que a audioconferência é obsoleta e desadequada aos negócios modernos. Discordo em absoluto!

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Se o caso fosse esse, o número de audioconferências realizadas diariamente estaria a diminuir e, perante toda a oferta de sistemas de colaboração baseados na web, como o Skype, o Google Hangouts, o Facebook Messenger, etc., seria de esperar que as reuniões telefónicas acabassem por ser erradicadas.

Pelo contrário, assistimos ao aumento do recurso à audioconferência no contexto empresarial.

Entre 2009 e 2015 houve um crescimento de cerca de quase 4% no mercado global da audioconferência, traduzindo-se num retorno de 4300 milhões de dólares em 2015. Estes dados, ainda que representem um crescimento pouco significativo, contrariam a ideia de que a audioconferência está a ser colocada de lado pelas empresas.

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Passo a explicar porque é que este acontece:

[ Um ]

Antes de mais, o meio mais eficaz de comunicação é – sim, acertou! – conversação oral. É esta capacidade que distingue os seres humanos de todos os outros animais: nós comunicamos incrivelmente melhor que todas as outras espécies conhecidas porque conseguimos manter conversas verbais uns com os outros de forma eficiente.

Isto significa que – do meu ponto de vista – as conversas verbais (cara-a-cara ou através de telefone) são a base da comunicação humana e das relações.

Isto explica, ainda, porque é que o telefone é tão popular e tem um impacto gigantesco nas sociedades modernas e nos negócios: o telefone permite a qualquer pessoa comunicar com outra de forma rápida e descomplicada.

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[ Dois ]

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Verificamos que as pessoas e os negócios estão cada vez mais “móveis”: as pessoas trabalham a partir de qualquer lugar; as relações empresariais não se limitam às quatro paredes dos escritórios, mas ocorrem “em movimento”; e a globalização obriga as empresas a dispersar-se geograficamente e a apostar em colaboradores a trabalhar remotamente em cidades ou países diferentes.

[ Três ]

Com a mobilidade, vem a conectividade (e vice-versa). As pessoas estão ligadas (ou conectadas) umas às outras – onde quer que estejam. Porque trazem sempre o telefone consigo. Sim: as pessoas trocaram os seus relógios e outros acessórios pelos seus smartphones (eu próprio deixei de usar relógio há já alguns anos, tendo-o substituído pelo meu telemóvel).

Já imaginou sair de casa sem o seu telemóvel? (Eu não…)

Quando isso acontece, por alguma razão, fico instantaneamente ansioso, nervoso e sinto que falta uma parte de mim (soa a absurdo, mas acontece!)

Esta teoria foi profundamente estudada por Marshall McLuhan, que considera que os objectos tecnológicos são extensões do corpo humano, quase como orgãos adicionais que, quando “amputados”, afectam o funcionamento fisiológico dos corpos.

«Incorporando continuamente tecnologia, relacionamos-nos com ela como servomecanismos. Eis que, para utilizar estes objectos-extensões-de-nós-mesmos, devemos servi-los como a ídolos ou religiões menores. Um índio é servomecanismo da sua canoa, como o vaqueiro do seu cavalo e um executivo do seu relógio.» (Understanding Media: The Extensions of Man, 1964)

Portanto as pessoas necessitam de estar constantemente ligadas e o seu telemóvel pessoal é uma parte importante – eu diria, até, fundamental – da vida moderna. Os nossos telefones estão sempre junto a nós e ligados – quase como assistentes pessoais.

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Phone Lovers (Bansky, 2014)

[Quatro]

As comunicações com base na Internet não são tão fiáveis como as “tradicionais” comunicações telefónicas. É um facto.

Sim – a Internet tornou possível a ligação entre pessoas de diversas formas. Mas as comunicações por voz são sujeitas às flutuações de largura de banda e constantes cortes.

As pessoas estão habituadas a falar através do telefone. E o telefone – geralmente – tem uma boa qualidade de áudio. O telefone foi criado, primeiramente, para esse efeito: comunicações por voz – e nada mais. Nada de downloads de vídeo, nem grandes anexos de email ou música através da Internet.

Quando as pessoas falam com alguém remotamente, exigem o mínimo de qualidade de voz – que um telefone oferece. Quando recorre a chamadas baseadas na Internet ou através do seu computador, tal não acontece – ou porque a largura de banda é baixa, ou os aparelhos (microfones ou headsets, ou mesmo o computador) são de baixa qualidade, ou a tecnologia é fraca.

Mas a principal razão porque as comunicações baseadas na Internet não são tão eficazes quanto as telefónicas é porque o telefone está sempre consigo – ao passo que o computador não. O seu telefone tem sempre cobertura de rede – o seu computador não. O seu telefone está sempre ligado – o seu computador não.

Quando quer falar com alguém, recorre ao sistema que lhe trará maior probabilidade de sucesso para atingir determinada pessoa. E esse é – em 90% dos casos – o telefone.

Esqueça códigos de acesso e sistemas dial in. Com o NEEAAUDIO recebe a chamada no seu telefone. Sem atrasos. Saiba mais sobre este moderno e inovador sistema de audioconferência.

[ Portanto o telefone É e continuará a ser importante nas nossas vidas – tanto a nível pessoal, como profissional ]

Então porque é que as pessoas se queixam tanto das audioconferências?

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Porque as audioconferências não evoluíram ao mesmo ritmo que as restantes tecnologias. Os sistemas tradicionais de audioconferência utilizam modelos obsoletos de dial in que permanecem praticamente inalterados desde que surgiram há 40 anos atrás.

Isto inevitavelmente conduz à insatisfação entre os seus utilizadores, que lidam com outro tipo de tecnologias modernas – onde a Internet é chave.

Os problemas típicos que incomodam os utilizadores de audioconferência são:

  • Baixa produtividade – os participantes têm de esperar que as pessoas se juntem à chamada através de dial in antes de poderem começar a debater os tópicos que motivaram a conferência.
  • Nem sempre é fácil ligar – há imensa gente que se queixa de dificuldades em ligar-se às reuniões telefónicas porque não estão habituadas a digitar os números PIN ou códigos de acesso obrigatórios para se juntar a uma determinada sala de áudio (e muitas vezes os sistemas telefónicos não estão preparados para enviar os sinais DTMF através do telefone quando se digita um PIN, o que dificulta a participação nas chamadas).
  • Pouca cobertura internacional – muitos fornecedores de audioconferência oferecem um número limitado de números de acesso que os participantes necessitam de digitar para aceder ao serviço de conferência. Muitas vezes estes números de acesso abrangem apenas alguns países, o que significa que em algumas situações os participantes têm de juntar-se através de números internacionais, com todos os custos elevados que isto representa.
  • Falta de segurança – se alguém apanhar o seu PIN, pode realizar audioconferências através do seu serviço sem que ninguém se aperceba…
  • Falta de visibilidade e controlo – este é talvez o mais importante problema levantado relativamente aos velhos sistemas de audioconferência: os organizadores não têm o controlo sobre quem está presente ou não na conferência e não conseguem controlar o áudio dos participantes remotamente – o que resulta numa experiência de audioconferência bastante negativa.

Este conhecido vídeo demonstra de forma muito divertida a forma como os sistemas tradicionais de audioconferência podem ser difíceis para os utilizadores e a produtividade:

A audioconferência mudou

O cenário da audioconferência está a mudar. Nos últimos anos temos visto surgir serviços de audioconferência revolucionários que a elevam a um novo nível – juntando às capacidades áudio do telefone o controlo e visibilidade necessários para que uma reunião telefónica seja totalmente produtiva, e oferecendo aos envolvidos uma experiência bastante satisfatória.

Eu acredito que a audioconferência irá continuar a crescer nos próximos anos – sobretudo devido às novas possibilidades tecnológicas – e que irá, gradualmente, conquistar o seu espaço como solução de colaboração empresarial.

As reuniões telefónicas não só não são coisa do passado, como são hoje soluções ridiculamente fáceis e eficientes – e, até, divertidas! – de colaboração entre colegas e parceiros em todo o mundo.

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