Colher os frutos da reunião

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Após todas as reuniões há uma série de procedimentos que não devem ser esquecidos para que os temas falados e as decisões tomadas não caiam em saco roto. Com uma audioconferência não é diferente. Na terceira parte do nosso breve guia para o ajudar a organizar e gerir as suas reuniões deixamos-lhe os principais tópicos para que nenhuma informação se perca.

Parte III – Após a reunião…

Acabou de conduzir uma audioconferência que foi um sucesso. Os participantes sentem que não houve tempo perdido, ninguém se exaltou e, no final, os papéis ficaram bem definidos. Parabéns pela reunião – os objectivos foram cumpridos. No entanto, a reunião não se esgota no momento em que todos se despedem e desligam a chamada. Pelo contrário – há, ainda, bastante a fazer.

1) Faça follow up da reunião
Resuma, num email, a reunião e as principais conclusões e envie a todos os interessados, independentemente de terem estado presentes ou não na reunião. Esta é uma forma de sintetizar os objectivos da reunião e perceber se foram cumpridos. Além disso, o follow up relembra a todos os envolvidos os seus papéis e tarefas, evitando quaisquer dúvidas.

2) Transcreva a gravação da reunião
Se a reunião foi gravada, proceda à sua transcrição. Há empresas que o fazem, mas se preferir que seja feito internamente, por questões de confidencialidade, certifique-se de que fica devidamente arquivada. Eventualmente alguns dos participantes poderão ter acesso à transcrição, ou mesmo pessoas que não conseguiram ouvir a reunião.

3) Ponha mãos à obra
Mobilize as suas equipas, parceiros ou clientes e certifique-se de que há resultados. Afinal, foi com eles em mente que a audioconferência foi realizada.

4) Reagende a próxima reunião
Uma audioconferência nunca vem só. Por ser uma ferramenta de colaboração fácil e universal, é uma excelente alternativa a reuniões presenciais, permitindo que a informação chegue a todo o lado ao mesmo tempo e a custos ridiculamente reduzidos. Organize uma conferência telefónica para fazer um ponto de situação acerca do que foi discutido na reunião anterior ou para informar todos os interessados dos resultados obtidos.

Sugerimos que adapte um sistema de agendamento e gestão das suas reuniões que lhe facilite todo o processo e, ainda, torne as chamadas mais dinâmicas com a partilha de vídeo e conteúdos.

Esta é a terceira parte de um guia para realizar audioconferências mais produtivas. Veja as restantes partes:

>> Parte I – Sorria, está numa conferência telefónica!

>> Parte II – A conferência vai começar – e agora?

Boas reuniões!

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