A conferência vai começar – e agora?

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Tem de organizar uma audioconferência e não sabe como a conduzir? Num breve guia de três partes damos-lhes algumas dicas para o ajudar a tornar a reunião mais produtiva, dinâmica e funcional. 

Na primeira parte apresentámos-lhe os passos indispensáveis para organizar e iniciar a sua audioconferência e evitar dores de cabeça desnecessárias. Nesta segunda parte queremos que modere a sua reunião telefónica para não perder tempo, pois sabemos que este é um recurso importante para o seu negócio.

Parte II – O que fazer durante a reunião

A audioconferência está prestes a começar. As expectativas estão elevadas. Há a vontade de que a reunião leve todos os participantes a bom porto e não seja um atentado à sua paciência. Nesta segunda parte do nosso guia para conduzir audioconferências produtivas, vamos debruçar-nos sobre o que deve fazer durante a conferência. Tenha sempre em mente: manter o foco nos temas a abordar, cumprir horários e não deixar margem para pontas soltas e conversas paralelas.

1) Dê o exemplo e seja pontual
Se a reunião está agendada para as 15h, não inicie a chamada às 15h10. Esses 10 minutos são preciosos e um atraso poderá afectar as agendas de todos os participantes… e deixá-los de mau humor e, consequentemente, menos receptivos ao que tem a dizer.

2) Esqueça o “está lá?”, “estou?”, “oi…?”
Comece por cumprimentar todos os ouvintes com um “bom dia” ou “boa tarde” e apresente-se, indicando o seu nome e empresa. Em reuniões com muitos participantes, para não se perder tempo com as introduções, os participantes podem ter acesso a um cockpit da chamada para visualizar quem está presente.

3) ‘Latecomers’, chiu!
Inevitavelmente, há sempre alguém que chega atrasado à reunião. O ideal será ter uma solução que permita manter todos os participantes em “modo silencioso” até a sua intervenção ser solicitada. Deste modo evita interrupções e quebras de ritmo.

4) Tenha o bloco de notas sempre à mão
Reunir apontamentos durante reunião é essencial para que os assuntos não sejam ditos por não ditos e esclarecer dúvidas acerca de determinadas decisões e opções que possam ter ficado pouco claras.

5) Não perca tempo a inventar coisas para fazer
Uma audioconferência parece ser o momento perfeito para espreitar os gostos e os comentários à sua última publicação nas redes sociais ou ver um vídeo enternecedor com cães e crianças. Evite fazê-lo durante a reunião para não se desconcentrar. Há boas ideias que pode aproveitar para debater e mostrar que está atento e fazer-se ouvir.

6) Passe a mensagem de forma clara
Não é necessário que seja um brilhante comunicador nem a pessoa mais criativa do mundo. Nem todos temos essa ambição ou capacidade – e ainda bem! No entanto, para captar as atenções da sua audiência, pode adaptar o seu discurso e apelar à intervenção dos participantes – dentro das regras, não se esqueça! Se o assunto for ligeiro, pode, inclusive, inserir uma ou outra piada, mas não abdique nunca da clareza de discurso.

7) Dinamize a reunião com partilha de documentos
As audioconferências podem ser muito mais do que uma chamada telefónica multiponto. Através de um ecrã de computador, pode trocar ideias através de chat, iniciar uma vídeo-chamada para fazer uma demonstração em tempo real ou partilhar documentos, como apresentações ou relatórios, tornando a reunião mais dinâmica.

8) Já falámos sobre isto, vamos agora falar de…
À medida que cada tema for sendo resolvido, a motivação aumenta, pois os participantes sentem que a reunião está a ser produtiva.

9) Recapitulando…
Por vezes as reuniões são concluídas sem que alguém sumarize os temas abordados e as devidas conclusões. Isto significa que cada participante fica com a sua própria ideia do que foi a reunião. Para evitar diferentes interpretações, sugerimos que, antes de encerrar a reunião, tudo o que foi falado seja recapitulado. Se houver distribuição de tarefas, esta é uma excelente oportunidade para definir quem faz o quê.

Repire fundo. A conferência terminou e foi um sucesso. Não ficou nada por dizer, só ultrapassaram 10 minutos da hora prevista e as pessoas deram um feedback positivo. No entanto, ainda há coisas para fazer. Descubra quais na terceira parte deste guia.

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