Sorria, está numa conferência telefónica!

iStock_000024492273Large

Se uma reunião presencial nos põe a bufar com a antecipação do tempo perdido a divagar, imagine-se uma audioconferência! Relaxe. As reuniões telefónicas não são nenhum bicho de sete cabeças e podem ser bastante produtivas quando conduzidas e moderadas da forma adequada.

Neste guia de três partes, damos-lhe dicas para o ajudar a tornar as suas audioconferências em bem-sucedidas reuniões de trabalho.

Parte I – Contagem decrescente

Não agende reuniões aleatoriamente nem desperdice o tempo dos seus convidados. Eles precisam de sentir que, no final da reunião, valeu a pena dedicarem 40 minutos do seu tempo para ouvir o que tinha a dizer. Para evitar que as avaliações sejam negativas, faça o seu trabalho de casa e prepara-se com a devida antecedência.

1) Para que serve esta audioconferência?
Quando se agenda uma audioconferência, há sempre um motivo. Defina-o de forma clara. Um bom exercício é completar a frase “no final desta reunião pretendo que todos os participantes…”. Pode ter o objectivo de passar informação, obter feedback da equipa comercial, acompanhar o status de um projecto ou trocar ideias. Se preferir dê-lhe um título descritivo, como “Reunião de equipa: sessão de brainstorming”. Os participantes devem perceber qual o motivo da reunião e porque foram convidados a ouvir para se poderem preparar e intervir com maior qualidade.

2) Não se esqueça dos fusos horários!
Alguns participantes poderão estar dispersos pelo mundo, por isso marque a conferência telefónica de forma a que todos possam participar sem constrangimentos.

3) Quanto tempo vai demorar?
Ao definir os objectivos da reunião, tenha em conta que uma conferência telefónica deve ser idealmente mais curta que uma reunião presencial. Muitos minutos em chamada (por exemplo, a partir de 30 minutos) é um convite para os participantes começarem a dispersar as suas atenções. Facilmente pegam no telemóvel e começam a jogar, vão ao Facebook actualizar o seu estado para “momento mais aborrecido do dia”, aproveitam para ver vídeos no Youtube ou fumam um cigarro, perdendo o foco e acabando por achar que a reunião foi uma perda de tempo.

4) A ordem dos trabalhos é a seguinte…
Liste todos os tópicos a serem abordados e envie a agenda da reunião para todos os participantes com alguma antecência. Ao fazê-lo, não só permite que tomem conhecimento prévio do que será falado, como que contribuam com sugestões e ajustamentos. Deste modo têm, ainda, a oportunidade de se preparar para a reunião, o que é ideal para economizar tempo.

5) Distribua papéis
Defina um moderador e, caso se justifique, um secretário responsável pela acta da reunião. O moderador poderá ter um papel menos participativo, debruçando-se na gestão das intervenções dos restantes participantes através de instrumentos de controlo da chamada.

6) Um de cada vez
Defina regras, sobretudo se o tema a abordar é delicado. Desacordos e tensão são sempre imprevisíveis, mas há forma de apaziguar ânimos mais exaltados. Comece por enumerar as regras estabelecidas para a reunião (por exemplo, quem quiser intervir terá de o solicitar, estando o resto do tempo em ‘mute’). Cabe ao moderador gerir cada participante para evitar conflitos ou conversas paralelas.

7) Como me juntar à reunião?
Ao convidar os participantes, anexe as instruções para se conseguirem juntar à chamada. É importante que ninguém fique para trás, sobretudo por não saber como entrar na reunião…

Tudo pronto, e agora?

Nada mais simples. Na data e hora da conferência, inicie a chamada, aguarde que todos respondam e… boa reunião!

Anúncios

Deixe uma Resposta

Preencha os seus detalhes abaixo ou clique num ícone para iniciar sessão:

Logótipo da WordPress.com

Está a comentar usando a sua conta WordPress.com Terminar Sessão / Alterar )

Imagem do Twitter

Está a comentar usando a sua conta Twitter Terminar Sessão / Alterar )

Facebook photo

Está a comentar usando a sua conta Facebook Terminar Sessão / Alterar )

Google+ photo

Está a comentar usando a sua conta Google+ Terminar Sessão / Alterar )

Connecting to %s